行政管理能力提升

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课程背景：

你是否常常做足了99分，却因为1分的失误而被众人指责？

你是否常常忙的灰头土脸、脚不沾地，却感觉自己做的事情在大家眼中价值不大？

你是否想了解作为一名行政管理Leader如何快速成长？

想成为上司的得力助手，却不知如何才能做得优秀？

辅助上司的工作，很多时候不知道如何去行使“权力”？

遇到跨部门的沟通、协调问题，总是困难重重？

整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，如何让行政管理工作更有效率？

为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过几天的分模块训练，全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力。为明确的目标而努力，不再做浑浑噩噩的打杂小伙计。

课程收益：

落到实处，将繁杂的行政管理工作化繁为简，掌握更容易落地的方法；

学习金字塔原理，提升结构化常用公文写作技巧；

学会策划和组织大型会议与活动，办公设施与日常用品的管理；

掌握企业文化建设的流程和方法；

创新举措，将容易有纰漏的工作萃取创新的可行性合理提议；

赋能自身，心智成长，意识提升自驱力；

学习时间管理、情绪与压力管理，基于不同性格类型的沟通技巧；

前沿理念和趋势落实到认知和工具运用上：

行政的数字化、信息化管理建立得制度化、标准化和规范化。

课程对象：

行政经理、行政文员、行政助理

课程大纲

第一讲：行政岗位的使命：决定你的高度与格局

一、行政岗位性质与服务意识

1. 有没有服务意识—服务就是为别人工作！

案例分析：“我就是干服务的”，从开车看是什么段位的“司机”

2. 有没有正确的服务意识—自知之明、善解人意、无微不至、不厌其烦

二、行政岗位主要职责与工作任务

1. 基层、中层、高层行政管理工作重点不同

案例分享：行政ios开云分九段

2. 按金字塔结构画出逻辑，按重要和共性程度优选

三、行政人员的任职资格条件

四、行政管理工作的考核特点

第二讲：行政数字化和信息化管理

一、Digital Management（数字化管理）VS信息化管理

1. 建立原则：服务对象是谁？

2. 系统运作心态：老板心态

3. 系统工作目标：及时准确

二、行政的数字化、信息化管理建立的基础

1. 制度化、标准化和规范化，摒除人力因素

2. 透明化、公开化，全程可追溯的流程固化

三、数字化管理做得差，容易造成的现象

四、统计系统流程

第一步：数字采集

1）标准化管理和全流程管控

a确定公司的方向和策略

b确定记录文档的规范

c确定部门内上下级和部门的工作联系

d确定部门内部的规范和流程（保证）

2）人员架构安排

3）数据流程

4）采集明细

第二步：数据处理、汇总、分析

案例分析：常遇厕纸没有了，行政如何通过数字化管控？

第三步：调取数据制作报表

五、数字化管理工作流程及职能

案例分享：企业和政务数字化的标杆

第三讲：行政管理落到实处

一、行政管理制度的建立与推行

1. 如何做到“有法可依”？如何查找制度漏洞？

2. 如何做到“有法必依”？如何建立意识？如何引导共同参与共创？

3. 如何做到“执法必严”？除了罚款，还有什么方式更有效？

4. 如何做到“违法必纠”？纠的尺度和正负激励的先后

二、环境管理（备选）

1. 办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

2. 办公室布置原则：规范与美观的平衡

3. 5S管理

三、办公文档、办公设施与日常用品的管理（备选）

1. 不同文档的具体管理方法：信件、文书、电子文档、名片等

2. 办公设备和公共设施的日常管理

3. 文具等办公用品的采购和预算

4. 固定资产管理

四、行政岗位创新管理

小组讨论：难有亮点却容易有纰漏的工作，如：车辆、食堂、保安…萃取创新的可行性合理提议。

五、公共关系管理（备选）

1. 如何与媒体共舞：自媒体、网络媒体下的新变化

2. 如何与政府沟通：八项规定和六项禁令后

3. 面对突发公关事件的软处理与硬处理

第四讲：行政人员的时间管理

测试：自己效率高低

一、行政管理中，对效益而言，效能、效率和勤恳哪个更重要？

1. 关注效能，要事第一

案例：沙、石、水的实验深挖：你心中的巨石为何是我的沙？

2. 关注效率，一次做对

讨论：影响效率的内外因

3. 关注勤恳，目标牵引

二、改善五法

方法一：计划与效率提升

实验：三组徒步的启示

1）计划的内容：5W2H故事诠释

案例：10分钟提高效率50％！——25000美金的投资

方法二：工作流程与效率提升

1）行政的流程优化是个持续不断的工作过程

讨论：收集对现有流程的不足之处，思考优化的方向和目标，如何固化、深入人心，执行到位

方法三：明确分工与效率提升

案例：流水线分工协作的优势、西游记裁员

方法四：有效激励/记录与效率提升

1）动机是激励的前提

2）无论在哪办公：激励结果，关注过程

3）反对记录时间使用状况的原因

案例：我的实践-做记录和计划，今天的记录分析

方法五：创新方法与效率提升

1）工具创新

2）杠杆创新

3）细节创新

4）叠加并行

5）打破固有思维定式

三、时间管理的具体实施

1. 设定事项清单（设定目标）

讨论：做好分配，提高效率&创造想要的生活，哪个是前提？

2. 排定优先顺序（来源于长期目标！）

3. 时间安排（再次设定完成期限）

4. 具体实施（提高效率）

5. 效果检视（每晚回顾）

四、四象限实用小贴士：转发信息三筛子“真善重”

试验：人一生能创造价值的时间有多久？

练习：《下周的行政工作安排》

第五讲：行政工作中的沟通技巧

一、自我沟通测试及差距要项

1. 时代发展看心智红利

模型解读：成就绩效影响因素

二、沟通的定义和完整的过程

1. 结构化反馈

2. 深度倾听的力量：体语形式+语言形式

模型解读：社会我、自然我与有无意识沟通的差异

三、沟通过程中的障碍

1. 个人因素：心智层面（心理投射测试）

模型解读：高中低心智行为表现

2. 环境因素：情境主义（两次绩效面谈不同效果）

三、沟通三要素

1. 听：深度倾听=闭嘴+复述+求证

2. 说：三明治式赞美

案例：对不同的绩效提升点进行赞美

3. 问：封闭型与开放型问题对比（图表）

四、人际沟通

模型解读：邓宁曲线解读每个阶段的沟通直到高心智沟通（持续平衡高原）

DISC图表：人际风格四大分类

1. DISC沟通风格及其优势和局限

诊断测试：《我是哪种沟通风格？》

2. 分析及总结四种风格沟通策略

小组讨论：《如何与不同风格的人沟通》

3. 心智高低与情商高低表现模型

五、行政人员组织内的沟通

1. 正式沟通：上传、下达、平级沟通间容易出现的冲突

2. 非正式沟通的力量

3. 怎样与领导进行沟通

1）请示汇报的程序和要点

2）与各种性格的领导打交道的技巧

4. 行政人员跨部门协作

1）沟通氛围

2）换位思考

3）共同目标

4）责任体系

结语：行政的问题解决有科学和艺术两面性：一方面要会科学理性的分析、思考、掌握工具解决；一方面要懂艺术感性的为人处事之道。

刘老师

企业人力资本管理专家

20年大型集团公司人力资源管理经验

15年企业人资管理培训、咨询经验

国家级企业人力资源管理师

中国大学生人力资源技能大赛专家评委

清华大学EMBA总裁俱乐部特邀讲师

郑大/航院/河南科技学院等高校特聘讲师

曾任：太古可口可乐（世界500强）|HRBP

曾任：思念集团（大型民营企业）|企业大学创始人及执行院长

曾任：中裕燃气（上市企业）|培训经理

曾任：科隆集团（中国民营制造业500强）|新能源产业人力资源总监/电器产业总助

擅长领域：HRBP/非人/绩效管理/招聘面试/组织设计/职责梳理/建立培训学院

著作的《新绩效管理》（河南人民出版社）是中集集团、汉威电子等上市企业管理书籍

成功为思念集团创建企业大学，一年共引进2700+培训课时，培训人次达6000人

曾为国家电网、中建七局等上百家企业进行实地辅导并培训，客户涉及电力、机械、金融、汽车、地产、医药等领域，受益学员达1.3W人，返聘率高达90%。

实战经验：

【人力资源配置与发展】：满足企业发展战略需求，帮助思念集团等30家企业理顺价值链各关键环节的业务流程和晋档标准，招聘面试并感召各类人才，求职面试累计达8000人，员工留存率高达90%以上，通过规划员工职业生涯和发展空间，有效降低员工流失率。

【培训体系开发与搭建】：擅长定制培训制度与流程，曾深入车间一线了解员工实操，简化繁琐动作，从而减少作业时间，并将产品的成型标准操作程序以新媒体的方式推广至全集团，节省了百万培训成本，近一万工人通过此项学习，将企业生产能力提高了23％。

【人力资源管理培训、咨询】：帮助姚孟电力、863产业孵化园等数十家知名企业进行人力资源管理与培训项目，保证组织目标实现与成员发展的最大化：

→ 某香港上市能源集团培训体系建设及储备干部STEP AND STEP项目；

→ 郑州某知名房地产集团培训体系建设项目；

→ 新乡某大型集团公司战略性人力资源咨询及相关行业高级人才引进；

→ 国家863软件孵化园高级人力资源管理（包括实训生、后备及现任干部培训）项目；

→ 郑州某担保公司组织设计、岗位职责梳理及企业文化建设项目。

……

部分授课案例：

→ 曾为国家电网各分支机构讲授《绩效管理》课程，结合部门不同人员和业务情况，利用不同的绩效管理的工具来提升部门的业绩，累计返聘47期。

→ 曾为海华医药、孟电集团多家企业讲授《绩效管理》、《培训体系构建》、《薪酬管理》课程，让学员清晰看到自己在不同组织文化氛围中的职业方向，结合公司情况搭建绩效管理、培训、薪酬体系，对工作中的难点问题都给出了多种解决方案，累计返聘25期。

→ 曾为新航集团及旗下各公司讲授《核心人才的招聘面试》课程，提升学员在识人选才方面专业能力和职业素养，通过行为面试、素质面试等方法学以致用，精准识别与应聘岗位、上下级、企业文化等匹配的候选人，识别有风险的候选人，累计返聘17期。

→ 曾为深圳迈瑞德、科隆集团、海华医药等8家知名企业讲授《岗位说明书的撰写》、《战略性人力资源体系构建》课程，教会学员对组织结构、部门职能进行梳理与完善，匹配当前发展阶段的需要，同时处理好未来发展的平衡，提升岗位的专业化分工的效率，现场交付的《岗位说明书》成为整个人力资源管理体系的重要基础，累计返聘16期。

→ 曾为大北农、天方中药等百家企业进行大型公开课培训《关键业绩部门的绩效管理》（3期）、《基于心智类型的沟通技巧与跨部门协作》（2期）。

主讲课程：

《危机管理用8D》

《HRBP角色转型》

《行政管理能力提升》

《基于心智类型的沟通技巧与跨部门协作》

《关键业绩部门的绩效管理》

《非人力资源经理的人力资源管理》

《培训体系搭建和企业大学构建》

《外有竞争力，内有公平性——战略薪酬体系设计》

授课风格：

● 结果导向，即根据组织行业特点、发展阶段和培训需求，有针对性地设计培训的成果转化，不仅注重课堂教学，更强调学员课后的应用效果；

● 实用性强，实践为王，问题导向，以大量企业实际案例、生活情境故事开展教学研讨，同时辅以操作性强的工具和表单，能够帮助学员在训后立竿见影地改善工作效能；

● 互动性强，授课风格生动活泼，亲和真诚、启发思考的氛围中，让学员掌握深刻而独特的观点和工具。

部分服务客户：

政府国企：国家电网各分支机构（47家）、武汉供电公司、中电27研究所、中建七局安装公司、交通公司、土木商务部、总承包商务部、农投国际中心、新航集团及旗下各公司（新乡巴山航空材料有限公司、豫新汽车热管理科技有限公司、豫北转向系统股份有限公司、103厂、540厂、134厂）、姚孟电力集团、辉县财政局……

建筑制造：天津天达、东易日盛、家装先生、新鼎混凝土、德祥建筑设备、河南聚能工程材料、辅仁药业、鸿展饲料、柳州工程机械、捷美工程机械、大北农、克明面业、北方车辆仪表、许昌永昌印务……

金融投资：平顶山银行、深圳市安吉利通、投资集团、中原证券、银泽投资……

地产商贸：百脑汇、东方今典、地产集团郑州公司、正弘名店、清华园房地产、润华翡翠城、亚新房地产……

能源汽车：天伦集团、中裕燃气、未来能源、北京现代、裕华丰田、中植奇瑞/斯柯达……

高校院校：邮政规划设计院、杭州新经济研究院、航院外语学院、河南科技学院及电子信息学院……

其他：耕生国际、科隆集团、新飞集团、华东医药集团、洛阳小浪底风景区、海华医药、法莫净、迈锐德（深圳、郑州）、河南森动实业、北泽广告……

部分客户评价：

通过这次培训，让我从一个初入职场的人的思想有所转变，知道自己应该以何种心态投入到工作中，还让我知道将来工作的态度，让自己做的每件事都有计划，有目标，日后作为干部应该如何做，该如何选择自成团队的成员。

——中建七局行政部张经理

很有意义，沟通技巧在我们生活和工作中必不可少，有效的沟通减少工作差错率，提高我们的工作效率，这次学到的一些实践性知识在实际工作中有很大帮助。

——平顶山银行营销部刘主管

老师讲得太扣人心弦了，讲到的思路、观点都受益匪浅。聚焦核心工作，规划大块时间，保证成果，非常落地实用。感谢刘老师的分享。

——河南森动实业业经理

听完老师的课程之后感触颇深，在我平时的工作生活中都有所帮助，比如计划方面。帮助我改掉不好的习惯，分不清重要、着急、缓慢等事宜，总是一把抓，到头来一件事也没做好。

——国家电网培训部高经理

刘老师的管理课程尤其是人力资源管理课程，想必给听过课的学员都留下了深刻的印象。刘冰老师从战略规划，人力资源管理体系建设，职业技能提升方面搭建的课程体系，非常清晰有条理，全面深度涵盖了人力资源管理的核心内容，可操作性强，让从事人力资源管理的学员能充分联系工作实际，“发现问题，分析问题，即学即用”。

——金龙管业人事部HR

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