行政工作统筹管理

行政工作统筹管理

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课程介绍

行政管理工作是企业的中枢神经系统，行政管理工作的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理工作的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细枝末节。企业的行政管理如此重要，但却很少有人以统筹的思维来开展工作。对此，许多行政管理工作者深感困惑——

行政工作缺乏战略性思考，不能系统性统筹管理行政事务？

行政工作缺乏标准流程，不知从何处下手？

行政工作缺乏理论支持，不能主动掌握工作节奏？

针对以上问题，我们特邀实战管理训练专家舒薇老师，与您分享《行政工作统筹管理》的精彩课程，从企业行政工作日常管理出发，对行政统筹、组织管理、信息管理、运营管理、有效沟通等问题进行有针对性的讲解，帮助学员进行系统化的专业行政训练，全面提升学员解决问题的统筹能力和实施操作水平。

课程收益

1、帮助学员转变观念，用全新的角度审视行政管理工作；

2、了解行政统筹管理的领域，掌握基本的工作思路；

3、学会制作与运用行政事务管理工具，保证管理效能和执行力；

4、运用管理机制等方法来协调部门关系，从而有效配置资源；

5、学会用项目管理的思路来统筹大型任务（如年会、会议等），体现枢纽的价值。

课程特色

1、全新视角：重新审视行政管理工作，完成管家型到枢纽型，事务型到统筹型的转换；

2、现场根据学员现场提出的问题，做出积极的反应和判断，提供有效的解决方案或有说服力的案例供学员借鉴，令学员在有限的时间内提高解决问题的能力，进而形成科学、系统的思维方法。

培训对象

希望提升行政管理能力的职业人士，如：行政经理/主管、办公室主任、行政秘书/助理。

课程大纲

一、关于行政统筹的基本认知

（一）当前环境下行政管理的转型

1、从管家型到枢纽型

2、从经验管理到科学管理

3、从被动执行到主动推进

(二) 行政统筹的绩效价值

1、协调的功能

2、优化的功能

3、执行的功能

4、服务的功能

（三）行政管理工作的困扰及其应对

1、工作内容和效果的无形性

2、任务的被动性和突发性

3、外界对其管理效果评价的主观性

4、管理特征的政策性和协调性

(四) 行政统筹管理的领域

1、硬件—办公环境、办公设施、后勤资源

2、软件—管理效率、工作流程、预见性管理

3、人员—工作心态、服务意识、习惯、个性

（五）审视行政部门存在的价值

1、努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化

2、努力满足企业运作的核心需求－被高层所依赖

3、努力创造企业和业务部门的需求－凸显自身价值

二、企业运营的统筹管理

（一）事务性工作的统筹管理体系

1、建立管理法规

2、量化管理标准

3、制作点检工具

4、完善抽查记录

（二）办公环境的统筹管理

1、办公环境管理的特点和难点

繁杂、琐碎、重复性强

突发性、被动型

智能化管理的作用有局限

2、如何保证管理的有效性

使任务可视化－除去感觉和经验导致的盲区

制作管理工具－降低检查和监督的成本

建立工作标准－保证执行过程的可操行性

3、有效管理标准的特征

可衡量－能够量化到点

可检验－不能产生争议

可追溯－便于检查监督

4、管理效果的检验

复杂的事情简单化

简单的工作流程化

让经验可以复制

降低对人的依赖

5、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷

演练：管理工具的演示及制作

案例：洗手间管理文化

（三）其他行政事务的管理规范

1、饭堂管理规范（作业、卫生、安全、采购）

2、保安管理规范（培训、安全、工作标准）

3、公务车管理规范（司机培训、考核）

4、前台管理规范（礼仪、标准化）

（四）会议筹划与管理

1、会议的行政筹划与准备

企业会议类型

各类会议的筹划要点

会议席位的礼宾次序

为效果服务的几种会场模式

2、行政例会效果的管理与控制

摩氏会议效果评鉴法

科学的会议纪要模板

会议决议的跟进和督办

3、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷

三跨部门工作任务的统筹管理

（一）行政沟通协调的困扰和难点

1、垂直指挥系统的作用有限，缺乏强制力

2、职能分工不合理，导致部门利益冲突

3、职权划分不清晰,有责任盲点或空白区

4、组织资源稀缺，导致无序竞争和掠夺

5、人性的弱点---尽可能把责任推给他人

（二）科学管理的思路与方法

1、科学代替经验，用清晰的工作流程避免责任的盲区

2、理性代替感性，用清晰的任务划分避免部门间推诿

3、高效率代替随意性，用重组和优化手段避免工期延误

（三）情景演练：企业年会统筹策划案

科学的会议统筹流程

1、分解任务－使大型任务变成每一项清晰具体的活动

2、制作工作包－明确各协作部门的管理责任和资源配置

3、制作管理网络图－各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化

4、关键任务管理— 保证监督检查和特殊问题统筹到位

四、有效的行政沟通与协调

（一）构建企业的沟通网络—提升部门管理威信

1、建立清晰的管理系统－明确企业的汇报关系

2、健全正式沟通路线－保证信息的权威性和严肃性

3、建立正向的沟通渠道－传递公司的文化和管理主张

（二）有效的对上沟通－获得领导信任

1、学会听懂上级说话，不要想当然

2、问好问题，了解领导的真正需求

3、有效表达，提高建议的采信率

4、积极互动，引导上级的正确思路

5、主动补台，适应不同上级的行为风格

6、严格职场操守，不参与办公室政治

7、承接任务三步骤

8、工作汇报四原则

9、接受指令五步法

（三）有效的横向沟通－获得他人支持

1、用好非职务权力，增强个人影响力

2、分析对方的利益，启动对方需求

3、踩住对方的动力点，销售你的主张

4、了解并消除对方顾虑，促使对方参与

5、衡量双方优先级，找到最大公约数

五、行政管理案例和工具

舒老师

工商管理学博士；高级经济师。

中山大学工商管理学院、华南理工大学工商管理学院、美国管理技术大学MBA、EMBA特聘专家；清华大学继续教育学院和美国阿拉莫系统授证培训师；MTP授证讲师；曾系统接受过美国管理协会（AMA）的专业培训.

曾任境外上市公司高管十余年；历任副总经理、行政总监、人力资源总监、客户服务总监；早年任教于国内著名商学院。

二十年企业管理和专业讲师经验，良好的教育背景。曾长期致力于团队管理、客户服务管理、行政管理、员工培训管理工作，属于实战型讲师。目前被全国主要公开课培训机构聘为核心讲师。

课程特色：

一、关注课程的实用性和关键问题的解决，依托丰富的管理经验，对案例的剖析具有独到性，解决问题的方法具有操作性；

二、关注企业和学员在培训中的受益，课程设计即具有行业的前瞻性，又能密切结合当下企业实际问题，信息量极为丰富，工具科学、系统、实用；

三、关注学员在课程进展中的需求，在课程进行的过程中，敏锐洞察学员的需求，做出积极的反应和判断，提供有效的解决方案或有说服力的案例借鉴，足见其深厚的管理功力，令学员在有限的时间内提高解决问题的能力，进而形成科学、系统的思维方法。

一、善于借鉴国外先进的培训理念和培训技巧，具有良好的亲和力与现场控制能力，高效调动各种类型的学员参与互动，课堂气氛活跃；

二、思路清晰，逻辑严谨，语言富有感染力，良好的个人修养和职业形象；

三、作为多年在职场获得多项殊荣的职业经理人，其个人积极的心态对参与者个人全面素质的提升、态度的转变有相当的益处，对学员高度负责的态度和敬业精神在业界素有口碑。

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